Zaki Baridwan

• Dashboard Transaksi Procurement
  SOFICloud menyiapkan dashboard khusus untuk memantau status pesanan barang (PO) terhadap GRN. Kita dapat melakukan monitoring status document tersebut pada module Dashboard – Procurement.

• Outstanding PO Against GRN
  Pada laman dashboard tersebut, kita dapat melihat counter document “Outstanding PO Against GRN”. Artinya, sistem akan menampilkan jumlah document PO yang proses penerimaan barang nya belum diselesaikan secara total. Status penerimaan barang juga dapat dilihat langsung pada dokumen PO bersangkutan. Sistem akan menyiapkan status Outstanding dan Complete pada document PO yang telah dibuat. Selain itu, pada kolom qty detail, system akan menampilkan kolom qty recipt dan juga qty outstanding untuk setiap detil barang yang telah dipesan.

• Fungsi Penting Delivery Order
  Transaksi Delivery Order (DO) berfungsi sebagai surat instruksi penyerahan barang yang telah dipesan oleh pelanggan sesuai dengan kesepakatan bersama oleh penjual dan pembeli. Transaksi DO biasanya didahului oleh penerbitan PO oleh pembeli dan dicatat sebagai Sales Order oleh penjual.

• Informasi Dalam Dokumen Delivery Order
  Selain informasi detail barang yang akan diserahkan, DO juga berisi informasi penting lainnya seperti shipping agent, shipping address, Informasi kendaraan, serta nama-nama petugas yang terlibat dalam pengiriman. Tambahkan info penting lainnya jika diperlukan.

• Pengurangan Stock dan Jurnal Persediaan
  Secara system, transaksi DO akan mengurangi jumlah stock di gudang dan mencatat jurnal persediaan barang dagang atau pembelian pada hutang sementara.

• Jika Terjadi Perbedaan Barang Dikirim Terhadap Pesanan Penjualan
  Transaksi Retur Penjualan (Sales Return) dicatat ketika customer mengembalikan barang kepada kita sebagai pemasok karena alasan berbagai alasan yang dibenarkan. Secara system, proses retur penjualan ini akan menyebabkan qty barang bertambah kembali menuju Gudang penyimpanan barang dagang.

• Catatan Akuntansi Terhadap Retur Penjualan
  Transaksi Retur Penjualan akan dicatat dalam laporan keuangan dalam bentuk jurnal retur penjualan. Dengan demikian, arus keluar masuk persediaan dapat terpantau dan perusahaan dapat meng-kalkulasi kerugian yang terjadi akibat transaksi pengembalian barang. Pada transaksi Sales Return SOFICloud, kita dapat mencetak document Retur Penjualan dan melanjutkan pencatatan jurnal dan mencetak voucher jurnal pada menu AR Credit Note.

Multi Rack, Level,
Column, & Shelf

• Pengelolaan Barang Secara Manual Menimbulkan Banyak Resiko
  Pengelolaan penyimpanan barang secara manual bagi perusahaan merupakan sebuah keputusan yang sangat tidak efisien. Apalagi perusahaan memiliki jumlah dan kategori barang yang tidak sedikit. Hal ini dapat menyebabkan banyak waktu terbuang untuk mencatat keluar masuk barang secara manual serta menimbulkan resiko kerugian karena laporan yang tidak akurat ataupun resiko keterlambatan dalam pengiriman barang.

• Mendefinisikan Penyimpanan Barang Untuk Optimalisasi Manajemen Gudang
  SOFICloud menyediakan solusi penyimpanan barang berdasarkan Rack. Selain itu, setiap rack penyimpanan dapat dibagi menjadi Level-Level penyimpanan dan juga Nomor Column Penyimpanan. Posisi koordinat dimana barang ditempatkan dinamakan dengan Shelf. Setiap barang yang didaftarkan pada system akan di-definisikan terlebih dahulu lokasi default dimana barang tersebut akan ditempatkan. Sistem seperti ini tentunya akan mempercepat kegiatan peletakan barang, pengambilan, pengiriman, serta akan memaksimalkan tata kelola ruang.

• Penyesuaian Jumlah Stock System dan Real di Lapangan
  Stock Opname merupakan aktivitas untuk menyesuaikan catatan akuntansi dengan jumlah stock barang atau persediaan yang disimpan di Gudang. Hasil akhir stock opname adalah laporan stock actual, stock on system, dan stock variance. Selanjutnya, bagian akuntansi akan mencatat jurnal biaya ataupun pendapatan dari selisih stock yang ditemukan.

• Penting Untuk Sistem Pengendalian Internal
  Beberapa tujuan pentingnya aktivitas stock opname adalah sebagai pengendalian internal perusahaan, mengetahui jumlah stock yang sebenarnya, serta mencegah kerugian perusahaan atas kesalahan perhitungan petugas di lapangan.

• Periode Stock Opname Dilakukan
  Setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri untuk menentukan kapan periode dilakukannya stock opname. SOFICloud memberikan kebebasan pilihan untuk periode ini. Bisa dalam tahunan, per 6 bulan, per 3 bulan, bahkan bisa dilakukan setiap bulan.

Product Serial Number

• Kegunaan Serial Number
  Serial Number biasanya digunakan untuk produk-produk elektronik sebagai bentuk pengamanan atau tanda pengenal. Nomor serial tersebut akan membantu Anda dalam melacak pemasukan, penyimpanan ataupun distribusi produk. Dengan diterapkannya system serial number, memungkinkan bagi Anda untuk mengetahui detil dari supplier mana dibeli dan telah dijual ke pelanggan mana.

• Menerapkan Fitur Serial Number Pada aplikasi SOFICloud
  Pengelolaan produk dengan serial number akan butuh perlakuan berbeda dengan produk umum lainnya. Setelah melakukan setting produk sebagai produk Serialized, langkah selanjutnya adalah melakukan scanning serial number di semua transaksi yang menyebabkan penambahan atau pengurangan stock barang. Dengan fitur ini, proses monitoring atau pelacakan produk menjadi lebih mudah.

Lot Number Tracking

• Peran Penting Lot Number dalam Inventory Management
  Lot number memiliki arti sejumlah kuantitas barang yang di produksi pada suatu periode tertentu. Lot number berperan sangat penting untuk pengelolaan manajemen persediaan sehubungan dengan standar kualitas dan penelusuran produk jika diperlukan pelacakan detil karena peristiwa penting tertentu.

• Penggunaan Lot Number di SOFICloud
  Fasilitas Lot Number dapat di aplikasikan untuk pengguna SOFICloud untuk berbagai bidang usaha yang membutuhkan. Mirip dengan penggunaan Serial Number, fasilitas Lot Number mengharuskan Anda melakukan Scanning nomor Lot pada saat barang masuk (Goods Receive Note) dan juga pada saat barang digunakan dalam proses Produksi. Untuk barang jadi (Finished Goods), juga dapat diterapkan penggunaan lot number yang dimulai pada saat barang diproduksi dan juga di distribusikan.

Inventory Movement Report

• Menghitung Material Cost
  Jika Stock Card menyajikan pergerakan detil kuantitas (qty) persediaan, maka Inventory Movement Report menyajikan stock card yang disertai dengan harga pokok persediaan (cost price). Dalam hal ini, SOFICloud menyediakan metode FIFO ataupun Average untuk melakukan perhitungan persediaan Anda. Laporan ini dapat dijadikan dasar untuk menghitung Material Cost yang merupakan komponen HPP dalam perusahaan manufaktur atau Laporan Laba (Rugi) Kotor dalam perusahaan dagang.

• Sebagai Dasar Penyajian Nilai Persediaan di Laporan Neraca Perusahaan
  Inventory Movement Report juga berfungsi sebagai buku bantu untuk menyajikan secara detil persediaan yang Anda miliki per produk dan juga berdasarkan kelompok produk (group/ category). SOFICloud dapat menyajikan laporan detil dengan metode FIFO/ Average, laporan ringkasan per produk, serta ringkasan per group produk sesuai kebutuhan Anda.