Modul Penjualan (Sales Module)

Mendapat Pelanggan Baru Sangat Penting Untuk Kesuksesan Bisnis, Namun Memaksimalkan Hubungan Dengan Pelanggan Adalah Sama Pentingnya

Modul Penjualan di SOFICloud menyediakan secara lengkap proses yang diperlukan untuk mengelola siklus transaksi pelanggan secara efektif dan efesien. Mulai dari melengkapi profil setiap pelanggan, hingga mencatat secara terperinci setiap transaksi-transaksi penjualan yang terjadi. Sistem akan menyiapkan laporan-laporan penting serta analisa mendalam atas transaksi yang Anda lakukan dengan pelanggan.

Fitur Sales & Distribusi Lengkap

Modul sales dan distribusi SOFICloud berkaitan dengan menajemen penjualan dan distribusi produk ke pelanggan. Modul ini terintegrasi baik dengan akuntansi keuangan, manjemen kebutuhan bahan baku, serta perencanaan produksi melalui MRP. Semua modul berkolaborasi untuk meningkatkan proses kerja di perusahaan lebih efektif.

Monitoring Progress Transaksi

Untuk memudahkan Analisa transaksi penjualan dan juga distribusi produk ke pelanggan, SOFICloud menyiapkan modul tracking transaksi untuk setiap tahapannya. Anda dapat mengetahui status transaksi secara realtime terkait status Sales Quotation terhadap Order, Status Sales Order terhadap Distribusi, ataupun status SO terhadap pembayaran dari pelanggan.

Laporan Analisa Penjualan Lengkap

Laporan penjualan beserta Analisa dari berbagai sudut pandang data disajikan lengkap dan realtime. Berbagai laporan ini dapat memberikan penilaian cepat dan akurat atas kemajuan bisnis perusahaan yang Anda jalankan. SOFICloud menyajikan laporan TOP N Penjualan per Pelanggan, per Produk, per Divisi, Department, dalam periode tertentu serta berbagai laporan Analisa lainnya.

Sales Menurut Ahli

Philip Kotler

Profesor Pemasaran

"Penjualan adalah proses sosial manajerial di mana individu dan kelompok mendapatkan apa yang merek butuhkan dan inginkan, menciptakan, menawarkan, dan mempertukarkan produk yang bernilai dengan pihak lain."

Sales Quotation ( SQ )

Dokumen Untuk Penawaran Harga
Sales Quotation atau Surat Penawaran Harga Merupakan dokumen yang dibuat untuk menawarkan produk beserta harga jualnya. Calon pembeli kemudian meng-evaluasi surat penawaran untuk menerima atau mengajukan kembali negosiasi.
Informasi Penjualan Tersaji Lengkap
Dalam surat penawaran harga, akan disajikan lengkap termin penjualan. Hal tersebut terkait dengan Lead Time (waktu barang akan sampai ke pembeli), validaty (berapa lama harga di surat penawaran tersebut berlaku), garansi produk, serta hal-hal penting lainnya. Dari informasi-informasi penting tersebut, customer dapat melakukan penilaian dan melakukan perbandingan detil.
Monitoring SQ terhadap SO
SOFICloud menyediakan semua kebutuhan Anda dalam menyiapkan Surat Penawaran Harga serta monitoring detil terhadap Sales Order (SO) yang terjadi. Setiap Penawaran yang dibuat, akan ditampilkan status dokumen (outstanding / complete) dan juga terkoneksi dengan dashboard.

Sales Order ( SO )

SO Sebagai Dokument Kontrak Penjualan
Sales Order (Surat Pesanan Penjualan) merupakan dokumen yang diterbitkan oleh pihak penjual setelah diterima-nya Surat Order Pembelian (Purchase Order) dari pihak yang akan membeli barang (Customer). Dokumen Sales Order berisi keterangan barang yang akan dijual, kuantitas, harga jual, serta semua termin yang telah disepakati dengan pihak pembeli.
Monitoring Proses Penjualan Melalui Dokumen Sales Order
Dari sisi Sistem Pengendalian Internal perusahaan, dokumen ini sekaligus berfungsi sebagai alat monitoring terhadap proses pengiriman barang dan juga faktur yang telah dan akan diterbitkan. Jika terjadi pengiriman barang secara parsial, maka system akan menginformasikan secara detail jumlah barang yang telah dikirim maupun yang masih ber-status outstanding.
Minimalisir Human Error
Dengan bantuan system SOFICloud ERP maka kesalahan-kesalahan human error yang mungkin bisa saja terjadi akan bisa diminimalisir. Pengiriman qty yang kurang, yang berlebih, atau dokumen yang tidak diketahui status pengirimannya bisa diatasi dengan bantuan system.

Proteksi Transaksi
Dengan Kredit Limit

Batasi Nilai Maksimum Transaksi Kredit Per Pelanggan
Setiap pelanggan (customer) yang terdaftar pada system aplikasi SOFICloud dapat dilakukan pembatasan terhadap jumlah nilai maksimum transaksi penjualan yang dibolehkan. Pembatasan dapat dilakukan untuk jumlah maksimum per transaksi yang terjadi ataupun terhadap akumulasi jumlah transaksi yang telah terjadi yang belum dibayar.
Kredit Limit Sebagai Pengendalian Cash Flow Perusahaan
Dengan fitur kredit limit ini, pengendalian terhadap pelanggan yang bermasalah dari sisi pembayarannya dapat dilakukan secara otomatis oleh system. Pembatasan akan tampil pada transaksi SO atau DO sebagai Notifikasi pada saat transaksi akan di Confirm atau di Running. Anda juga dapat memberlakukan User Approval jika menginginkan kredit limit hanya sebagai peringatan. Ketika transaksi di Approval, maka transaksi penjualan boleh dilanjutkan. Atur fungsi kredit limit sesuai kebutuhan Anda.

Segmentasi Pelanggan (Customer Category)

Segmentasi Untuk Pemetaan Lebih Detil
Melakukan pengelompokan atau segmentasi pelanggan (customer) sangat diperlukan untuk tipe bisnis yang memiliki banyak pelanggan dan memang membutuhkan pemetaan lebih detil terhadap pelanggannya. Segmentasi dapat saja dilakukan terkait jenis usaha, jenis produk yang diperlukan, besar kecilnya omset, tingkat kelancaran pembayaran, ataupun tingkat loyalitas pelanggan.
Definisikan Segmen Pelanggan Sampai Dengan 5 Category
Dengan melakukan pengelolaan data pelanggan secara rapi dan tepat, tentunya akan memudahkan pengembangan bisnis secara berkesinambungan. Anda bisa melakukan kegiatan promosi lebih tepat, melakukan penetapan harga, mengenalkan produk baru serta mengetahui kebutuhan konsumen. SOFICloud memiliki fitur pengkategorian pelanggan sampai dengan 5 level kategori. Anda dapat melakukan setup kategori tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Zonasi Customer

Pemetaan Berbasis Teritorial
Bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi barang, pendekatan pengelolaan berbasis sales territory (zonasi) menjadi kebutuhan sangat penting. Melalui pendekatan zonasi, akan meningkatkan efektifitas coverage wilayah penjualan. Melalui pemetaan wilayah yang baik, penentuan desain rute pengiriman, pengaturan canvasing, maka perusahaan dapat menggarap potensi pelanggan dan semua pasar secara lebih maksimal dalam sebuah kawasan tertentu.
Mengatur Cost Management Lebih Efektif
Hal lainnya yang menjadi kebutuhan penting adalah bagaimana mengatur cost management lebih efektif dan tepat. Dengan zonasi wilayah, perusahaan akan memiliki standard aktivitas yang lebih jelas. Aktivitas pengiriman barang, customer visit, survey pelanggan, serta aktivitas kunjungan lainnya akan lebih terukur dan terarah. SOFICloud menyediakan fitur pembagian zonasi pelanggan.

Delivery Planning

Mengatur Pengiriman Agar Efektif & Efisien
Pada jenis perusahaan distribusi, pengiriman barang yang efektif dan tepat waktu menjadi isu penting untuk segera dibenahi. Dalam waktu bersamaan, petugas pengiriman barang harus bisa memetakan semua Surat Jalan (Delivery Order) dapat terkirim sesuai dengan permintaan dan sesuai pula dengan skedul yang telah ditentukan. SOFICloud membantu Anda untuk mengatur pengiriman barang secara efektif dan efisien.
Proses Pemetaan Wilayah Customer
Pada master data customer, akan dilakukan pemetaan wilayah. Semua customer akan dikelompokkan ke dalam zonasi-zonasi khusus untuk memudahkan petugas pengiriman. Setelah itu, akan ditentukan customer distance (jarak customer dari Gudang pengiriman) untuk mengetahui biaya bahan bakar standart yang akan dikeluarkan. Semua armada pengiriman dapat juga dikelompokkan berdasarkan tipe kendaraan, jenis mesin, dan juga kapasitas muatan maksimum. Dengan demikian, semua surat jalan yang akan dikirimkan akan dikelompokkan berdasarkan zonasi/ wilayah serta kendaraan dan supir yang akan melakukan pengangkutan barang.

Multi Alamat
Untuk Penawaran Harga, pengiriman & penagihan

Fitur Multi Address Untuk Kemudahan Transaksi
Pada master pelanggan (customer), system menyediakan fitur multi address untuk memudahkan Anda mencatat beberapa alamat sekaligus untuk satu pelanggan. Alamat tersebut terkait dengan alamat untuk penawaran harga produk, alamat pengiriman produk (proses delivery order), dan juga alamat penagihan faktur (invoice).
Proses Otomasi Dokumen Pelanggan
Di setiap menu transaksi yang terkait dengan aktivitas-aktivitas terkait, system secara otomatis akan mengetahui alamat yang akan digunakan. Pada saat proses print out dokumen, maka akan tertera alamat sesuai dengan pengaturan yang sudah dilakukan.

Penamaan Khusus
Produk Per Customer

Perbedaan Nama Barang Internal dan di Banyak Pelanggan
Sistem penamaan produk antara internal perusahaan dengan pihak pelanggan (customer) kemungkinan akan terjadi perbedaan. Akan semakin kompleks jika Anda memiliki banyak pelanggan, dan banyak diantara pelanggan tersebut yang memiilki penamaan tersendiri untuk produk tertentu yang mungkin dipasok oleh perusahaan Anda.
Solusi Untuk Perbedaan Nama Produk
Untuk mengatasi hal tersebut, SOFICloud memiliki fitur Part Alias di module master pelanggan. Jika diperlukan, setiap pelanggan dapat didaftarkan nama Part Alias untuk produk-produk tertentu yang memang diperlukan. Daftarkan semua nama special tersebut pada bagian ini. Setelah itu, setiap dokumen yang berkaitan dengan pelanggan tersebut secara otomatis akan menggunakan penamaan khusus. Penamaan produk dari sisi internal perusahaan akan tetap bisa dipertahankan seperti penamaan yang biasa Anda gunakan.

Pengaturan Kategori
Harga Jual

Produk Harus Bisa Bersaing
Selain kualitas produk yang harus baik, harga jual juga memberikan peran penting bagi sebuah produk untuk bisa bersaing di pasaran. Biasanya harga jual dapat semakin murah jika kuantitas barang yang dibeli semakin banyak.
Mendaftarkan Berbagai Kategori Harga
Pada aplikasi SOFICloud, kita dapat membuat kategori harga seperti harga grosir, harga retail, harga umum, dan berbagai kategori harga lainnya. Setiap produk yang kita miliki kemudian ditentukan masing-masing harga berdasarkan kategori tersebut. Harga grosir biasanya akan lebih murah dari harga retail. Kemudian harga retail akan lebih murah dari harga umum, dan seterusnya.

TOP N Sales Report

Pentingnya Laporan Analisa Penjualan
Laporan penjualan menjadi sangat penting karena menyangkut sukses atau tidaknya sebuah bisnis berjalan. Dengan melihat laporan penjualan yang komprehensif, akan memudahkan kita mengetahui kemajuan bisnis dengan berbagai sudut pandang dalam suatu periode tertentu.
Berbagai Variabel Data Penjualan
Laporan penjualan akan berisi catatan tentang produk yang terjual, kepada siapa produk terjual, jenis produk apa yang paling banyak laku, pada periode kapan terjual, siapa salesman yang melakukan penjualan, cabang perusahaan mana yang terbanyak melakukan penjualan, serta banyak variable data lainnya yang dapat dijadikan Analisa.
Laporan Penjualan Yang Komprehensif
Dengan laporan penjualan yang komprehensif tersebut, akan memudahkan kita dalam menyusun target, membuat proyeksi pendapatan, meningkatkan kontrol kualitas produk, melakukan evaluasi, serta berbagai instrument pertanggungjawaban bagi modal yang telah di investasikan oleh para investor pada bisnis yang kita jalankan.

Apa itu Modul Sales ?

Secara umum, tahapan-tahapan dalam sebuah proses bisnis, terutama pada business to business, diawali dengan dokumen penawaran dari penjual ke pembeli. Jika pembeli tertarik dengan penawaran tersebut, pembeli akan mengirimkan purchase order. Selanjutnya penjual akan membuat sales order berdasarkan purchase order tersebut. Setelah itu, penjual akan mengirimkan produk beserta invoice berdasarkan sales order yang telah dibuat. Aplikasi sales order dapat membantu bisnis mempermudah proses-proses tersebut.

Kontak Kami

Apa Saja Keuntungan Memiliki Fitur Sales ?

Mengurangi Human Error
Karena sales order dibuat sebelum barang dirakit atau jasa dilakukan, ini membantu dalam memeriksa keakuratan penjualan. Anda dan klien bisa melihat dokumen sales order dan pemeriksaan pada purchase order dan quotation. Sebaiknya gunakan software untuk bisa mengakses dan sharing file dokumen penjualan dengan aman dan terjamin. Dengan begitu, proses pembelian dan pelanggan Anda dapat terlayani dengan cepat dan efisien. Ini juga membantu Anda memeriksa kesalahan sebelum produk dikirim.
Mengoptimalkan Tracking Inventory
Manajemen inventory atau persediaan yang efektif membutuhkan tracking persediaan yang akurat. Mengetahui pesanan apa yang harus dipenuhi sebelum dikirim dapat membantu mencegah pemesanan ulang dan dapat mengoptimalkan proses pengadaan barang.
Dokumen dan Akun Menjadi Rapi
Setiap dokumen sales order adalah sesuatu yang berharga untuk akuntan perusahaan. Quotation, purchase order, sales order dan faktur bisa dicocokkan dengan menggunakan nomor order.Selama pembuatan faktur, departemen yang mengurus piutang akan memeriksa ulang untuk memastikan mereka menginput informasi dengan benar.

Apa Tujuan Sales ?

Hasilkan Prospek Baru
promosi penjualan dapat membantu Anda menarik prospek atau pelanggan baru. Penggunaan promosi penjualan untuk menghasilkan prospek baru adalah dengan menawarkan uji coba gratis sehingga calon pelanggan dapat melihat apakah produk Anda adalah solusi yang mereka cari.
Memperkenalkan Produk, Layanan, atau Fitur Baru
Promosi penjualan adalah cara yang bagus untuk menarik perhatian dan meningkatkan permintaan saat Anda memperkenalkan produk, layanan, atau fitur baru yang belum memiliki bukti sosial di pasar. Bahkan perusahaan yang besar pun perlu melakukan promosi penjualan untuk meluncurkan produk baru.
Menjaga Perusahaan Tetap Kompetitif
Saat merancang kampanye promosi penjualan, Anda harus melakukan penelitian tentang minat pelanggan serta apa yang ditawarkan oleh pesaing. Meluangkan waktu untuk melakukan riset ini membantu Anda mempelajari cara menarik pelanggan baru, meningkatkan layanan pelanggan, dan cara membuat penawaran menarik sesuai dengan target audiens Anda.

Apa Saja Istilah-Istilah Umum dalam Sales ?

Salesperson
Pekerjaan utama seorang salesperson adalah menjual produk, barang, atau layanan kepada pembeli. Orang tersebut menggunakan teknik penjualan tertentu untuk mencari tahu apa yang diinginkan pembeli. Dari situ, ia akan menyarankan produk atau layanan yang memenuhi kebutuhan para pembeli. Dalam beberapa kondisi, salesperson bekerja supaya para pembeli tetap menggunakan produk mereka.
Prospek
Dalam dunia penjualan dan bisnis, prospek juga termasuk mereka yang belum memiliki minat pada produk, barang, atau layanan yang dijual.Istilah prospek juga merujuk kepada cara yang digunakan oleh salesperson dalam mendekati pelanggan.
Deal
Deal adalah persetujuan antara harga beli dengan barang atau jasa yang dijual.Salesperson bisa menyusun rencana deal sesuai kebutuhan dan kondisi.Tujuannya supaya proses penjualan bisa berjalan sesuai periode waktu yang ditentukan dan target yang dicanangkan.